Configurer le paiement direct des fournisseurs

OBJECTIF

La fonctionnalité du paiement direct des fournisseurs facilite le travail des clients qui souhaitent payer leurs fournisseurs par dépôts bancaires.

Lorsqu'un déboursé est effectué dans maestro*, le système distingue les fournisseurs payés par chèque de ceux qui doivent être payés par un virement bancaire. Lors d’un paiement direct, maestro* crée un fichier qui est lu et traité par votre institution bancaire.

Une confirmation de paiement est alors envoyée au fournisseur via la Gestion de contacts.

 

Si l'envoi par courriel est impossible, maestro* offre la possibilité d’envoyer des confirmations de paiement direct par télécopieur en utilisant l’outil Microsoft Fax ou Fax par courriel.

Il est aussi possible d’envoyer les confirmations de paiement sans le module Gestion des contacts. Cela nécessite l’acquisition d'un produit de communication tel que FaxMaker (utilisé pour l’envoi des télécopies), si l’envoi des confirmations de paiement direct par télécopieur est nécessaire. Le formulaire pour la confirmation de paiement par télécopie doit être en mode texte (viewer 1) sans attributs (gras, italique, etc.).

 

Sommaire

 

AVANT DE DÉBUTER

Liste des institutions bancaires qui sont supportées dans les formats actuels de maestro* pour le paiement direct des fournisseurs :

Institutions bancaires supportées

  • Banque CIBC
  • Banque Laurentienne
  • Banque de Montréal
  • Banque de Montréal (ancien)
  • Banque Nationale
  • Banque Nationale (ancien)
  • Banque Royale
  • Banque Scotia
  • Banque Toronto Dominion (80 octets)
  • Canadian Western Bank
  • Caisses Desjardins
  • CPA005 (1464)
  • CPA005 (1464) Multi-comptes
  • CPA005 (1464) Multi-comptes avec No Trace
  • HSBC (ascii ancien)
  • HSBC (ascii)
 

Même si votre institution financière ne fait pas partie de la liste des institutions bancaires proposées dans maestro*, si cette dernière accepte le format CPA005 (1464), il sera possible d’effectuer le paiement direct des fournisseurs.

 

Effectuer les Configurations Nécessaires

Configuration de chèques

 

maestro* > Maintenance > Maintenance générale > Fonctions > Configuration de chèques

 

  1. Configurez votre chèque comme à l'habitude.

 

Pour de l'information sur les différents champs de l'option, référez-vous à l'aide en ligne (F1) de celle-ci.
  1. Sélectionnez le formulaire dans le champ Formulaire de paiement direct.

 

Ceci permet de définir le format de confirmation de paiement personnalisé à utiliser.

Ce formulaire sera utilisé uniquement pour l’impression des talons de chèques en format Paiement direct.

Gestion des comptes

 

maestro* > Comptabilité > Maintenance > Comptabilité > Gestion des comptes

 

Il est recommandé de créer un nouveau compte de grand livre "transitoire" de type Banque afin de recueillir tous les déboursés de type Virement. En utilisant un compte transitoire, seul le montant des déboursés sera transférés dans la conciliation bancaire de votre compte de banque générale.

  1. Entrez un Numéro pour ce nouveau compte.
  2. Inscrivez une Description (en français et/ou en anglais).
  3. Indiquez le Code du groupe.
  4. Dans le champ Type, sélectionnez Banque.
  5. Indiquez si l'état du compte est Accessible ou Inaccessible.
  6. Sauvegardez et Quittez.

 

Pour de l'information sur les différents champs de l'option, référez-vous à l'aide en ligne (F1) de celle-ci.

Gestion des comptes de banque

 

maestro* > Comptabilité > Maintenance > Comptabilité > Gestion des comptes de banque

 

Après avoir créé le compte de grand livre transitoire, vous devez l'associer au compte bancaire.

 

Les champs suivants sont ceux qui doivent obligatoirement être configurés afin d'être en mesure de faire la paiement direct aux fournisseurs. Pour plus d'information sur les autres champs de l'option, consultez l'aide en ligne (F1) de celle-ci.

 

  1. Entrez le Compte GL créé dans la section précédente.
  2. Indiquez le numéro de compte bancaire dans le champ à cet effet, ainsi que le numéro de Transit.
  3. Inscrivez l'Utilité du compte.
  4. Dans le champ Type de gestion, sélectionnez Banque.
  5. Entrez le Format de chèque fournisseur et le Compteur.
  6. De plus, vous devez sélectionner l'Institution et inscrire un No émetteur.
 

En fonction de votre institution financière, il peut être requis de compléter le champ Centre de traitement.

Les informations doivent être les mêmes que ceux de votre compte courant puisque le fichier de paiement direct sera créé avec ces informations.

 

Gestion des fournisseurs

 

maestro* > Achats et approvisionnement > Maintenance > Fournisseurs > Gestion des fournisseurs

 

Pour indiquer que le fournisseur souhaite recevoir un paiement par virement bancaire, vous devez compléter les informations nécessaires de l’onglet Paiement Direct de la Gestion des fournisseurs.

Si le module Gestion des contacts est installé

  1. Entrez les informations pertinentes dans les champs Mode de paiement, Numéro de compte et No de transit. L'option Virement doit être sélectionnée dans le champ Mode de paiement.
  2. Le mode de confirmation sera établi en fonction du contact créé dans la Gestion des contacts.

Sans le module Gestion des contacts

Vous devez compléter les différents champs de l’onglet Paiement direct. L'option Virement doit être sélectionnée dans le champ Mode de paiement.

Les champs Fax pour Confirmation ou Courriel pour confirmation sont à compléter en fonction du mode de confirmation sélectionné. Tous les autres champs doivent être complétés.

 

Configurations générales

Comptabilité

 

maestro* > Configurations > Configurations générales

maestro* > Comptabilité > Maintenance > Comptabilité > Configurations diverses

 

Il est important d'identifier le compte de banque pour le paiement direct des fournisseurs. Pour ce faire: 

  1. Dans la fenêtre de configurations, sous l'option Grand Livre, sélectionnez Généralités.
  2. Ensuite, dans la section Achats et déboursés, indiquez le numéro de compte transitoire dans le champs Compte de banque déb. paiement dir.
 

Il est également possible d’identifier un compte de banque par devise pour le paiement direct des fournisseurs dans la Gestion des devises, si le module est installé.

Achats et approvisionnement

 

maestro* > Configuration > Configurations générales

maestro* > Achats et approvisionnement > Maintenance > Achats et approvisionnement > Configurations diverses

 

Il est aussi important de définir les emplacements où seront sauvegardés les fichiers de paiements directs des fournisseurs.

  1. Dans la fenêtre de configuration, sous l'option Achats et approvisionnement, sélectionnez Paiements.
  2. Ensuite, dans la section Paiements, inscrire les informations requises dans les différents champs.

Inscrire un code fournisseur dans le champ Fournisseur servant au transfert des paiements permet d'effectuer automatiquement le transfert entre le compte transitoire et le compte de banque réel lors de la création du paiement direct fournisseur.

 

Le champ Formulaire de confirmation sert à sélectionner le formulaire qui sera envoyé automatiquement au fournisseur, lors de la préparation du fichier des paiements directs. Il peut être différent du formulaire de dépôt direct imprimé par l’option Impression des chèques.

 

 

Voir aussi

 

Dernière modification : 07 novembre 2024